Digitalrekommendation - Kyrkslätts hembygdsförening rf

A r k i v a l i a - Arkivering - Digitalarkivet

Rekommendation för digitalarkivet i Arkivalia

Filnamn, resolution och filformat

för fotografier, tidningsurklipp och övrigt material som arkiveras med arkivnummer.

Filnamnet skapas enligt följande: Arkivalia'arkivsamlingsnummer(4 siffror)''kronologiskt nummer(4 siffror)'.

Exempel: Arkivalia10220002. Filen för detta exempel ingår i Arkivalias arkivsamling nummer 1022 och i denna samling är numret 0002.

Filnamnet för samlingar med material som grupperas i en eller flera undergrupper har en bokstav som definierar undergruppen enligt följande: Arkivalia'arkivsamlingsnummer(4 siffror)''bokstav(en bokstav)''kronologiskt nummer(4 siffror)’.

Exempel: Arkivalia1224A0001. Filen för detta exempel ingår i Arkivalias arkivsamling nummer 1224 och tillhör i denna samlings undergrupp A med numret 0001.

Kort beskrivning om fotografiet kan införas optionellt i filnamnet.

Filnamnet skapas enligt följande: Arkivalia'arkivsamlingsnummer(4 siffror)''kronologiskt nummer(4 siffror)' eller Arkivalia'arkivsamlingsnummer(4 siffror)''bokstav(en bokstav)''kronologiskt nummer(4 siffror)’, samt en kort beskrivning på högst 50 tecken om fotografiet.

Exempel: Arkivalia1224F0009 Kyrkslätts kyrkoby. Filen för detta exempel ingår i Arkivalias arkivsamling nummer 1224 och där i undergrupp F med numret 0009, samt en kort beskrivning om fotografiet är här infört som en del av filnamnet.

Digitalisering av fotografier, negativ och diabilder samt exempelvis tidningsurklipp:

Bilderna skannas i en resolution om minst 300dpi - 600dpi, färgdjup minst 24 bitar och i filformatet tiff (okomprimerad). Små fotografier (storleken passfoton) skannas i en resolution om minst 600dip.

Till fotografier tillhörande text (text på baksidan av ett foto eller övrig till fotot tillhörande text) skannas med resolutionen 150dpi och filformatet png.

Filnamnet för fotot och filnamnet för text på baksidan av fotot har samma filnamn undantaget den optionella beskrivningen i filnamnet för att båda filerna tillhör samma foto och kan på så sätt senare identifieras till samma objekt.

Arkivering av digitalt material

Allt digitalt material arkiveras enligt arkivsamlingens nummer i en map med namnet ’Arkivalia1xxxrev_nnn…’, där 1xxx är arkivsamlingsnumret (1000-9999), rev är revisionsläge och nnn… är arkivsamlingens namn med högst 50 tecken. Mappen för en samling kan innehålla en eller flera mappar för undergrupper inom samlingen.

Exempel på mapnamn: Arkivalia1037R2A_Märtha_Nicklén.

Revisionlägets siffra (R2A) stegas upp då material tillföres samlingen och den sista bokstaven (R2A) stegas upp om endast en korrigering i det befintliga materialet görs.

En optionell fil med beskrivande text för en arkivsamling eller för en undergrupp i en arkivsamling kan göras med filnamnet Arkivalia1xxx0000 eller Arkivalia1xxxz0000.

Ett exempel är filen Arkivalia10220000.png här nedan under Exempel. Ett annat exempel är att i Excel-dokumentet Arkivalia1224D0000.xlsx besktiva alla fotografier i undergrupp D i samlingen 1224.

Varje samling består av en mapp i Arkivalias digitala Google Drive arkiv "ARKIVALIA DIGIARKIV ORIGINAL". Kyrkslätts hembygdsförening rf prenumererar på lagringsutrymme för Arkivalias digitala arkiv i Google Drive, arkivalia(at)gmail.com.
Gul färg för en samlings mapp-ikon i Arkivalias Google Drive arkiv definierar att hela samlingen eller en undergrupp i samlingen har sekretessbelagt material som inte får publiceras.
Mapparna med samlingarna på Google Drive laddas ned på Arkivalias yttre HD eller dator då detta anses nödvändigt.
Donatorn eller deponenten har möjlighet att få läsrättighet till den samling i Arkivalias Google Drive arkiv som donatorn donerat eller deponenten deponerat med den e-postadress som anges i donationavtalet eller depositionsavtalet.
Arkivalia tar också emot och arkiverar färdigt digitalt material som inte är gjort enligt denna rekommendation, då materialet ifråga är av intresse för att bevaras och arkiveras i Arkivalia-

Exempel

Beskrivning av material

(foton, dokument, tidningsurklipp, … )

Material beskrivs lämpligast i arkivförteckningen för samlingen. Varje enskilt objekt som beskrivs införs med aktuell text för objektet ifråga. T,ex i arkivförteckningen "1036R1A AF KyHF fotosamling" beskrivs alla fotografier f.o.m. Arkivalia10360001 för samling 1036.

Den första optionella filen med nummer 0000 kan innehålla allmän information om efterföljande foton. Här i exemplet ovan har filen Arkivalia10220000 en allmän beskrivning om efterföljande (Arkivalia10220001 - Arkivalia10220115) fotografier. Beskrivningen kan göras i Word, Excel, png eller i annat lämplig format.

Beskrivning om bilder kan också göras i Metadata (Då är beskrivningen alltid knytet till objektet)

'Titel' beskriver samlingen. 'Ämne' enligt Ämnesord-listan nedan. 'Taggar' innehåller kommunen och byn samt övriga nyckelord för fotot. 'Kommentar'-fältet kan innehålla en längre beskrivning om fotot.

Exempel för metadatat är fotot 'Arkivalia10220001.

Titel:	Porkkalan vuokra-alue heinäkuussa 1956 / Porkala arrendeområde i juli 1956
Ämne:	Rakennukset ja laitokset / Byggnader och anläggningar
Nyckelord/Taggar:	Kirkkonummi Kyrkslätt Porkkala Porkala
Kommentarer:	Övre Rövars ’Här kan text inskrivas obegränsat om bilden’